Privacy-verklaring

Ontmoetingsatelier hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring wil ik heldere en transparante informatie geven hoe Ontmoetingsatelier omgaat met uw persoonsgegevens en met de persoonsgegevens van uw kind.

Ontmoetingsatelier doet er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaat daarom zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. Ontmoetingsatelier houdt zich in alle gevallen aan de wet- en regelgeving waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat Ontmoetingsatelier in ieder geval:

  • persoonsgegevens verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt;
  • vooraf uw explicitiete toestemming vraagt als Ontmoetingsatelier deze nodig heeft voor de verwerking van persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen heeft genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens is gewaarborgd;
  • geen persoonsgegevens doorgeeft aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte is van uw rechten omtrent persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Ontmoetingsatelier is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van deze Privacy-verklaring hierover vragen heeft, kunt u contact opnemen via de contactgegevens onder aan dit document.

Privacy inzake dossier
Als vaktherapeute ben ik een beroepsbeoefenaar met wettelijke geheimhoudingsplicht (beroepsgeheim) en o.a. gebonden aan de WGBO (Wet op de Geneeskundige Behandelings Overeenkomst) en Jeugdwet (voor Koel & Co) en verplicht tot het maken van een dossier dat aantekeningen bevat over uw kind. Dit kunnen aantekeningen zijn over de gezondheidstoestand van uw kind, aantekeningen over behandeldata en behandeldoelen en eventueel gegevens over de uitgevoerde onderzoeken en behandelingen. Indien uw kind op school wordt behandeld zal ik, na uw expliciete schriftelijke toestemming, informatie opvragen bij leerkracht of intern begeleider. Ook kunnen in het dossier gegevens opgenomen worden die voor de behandeling noodzakelijk zijn en die ik, na uw expliciete schriftelijke toestemming, heb opgevraagd bij andere zorgverleners zoals bijvoorbeeld een huisarts, of een verwijzer. Om uw privacy en de privacy van uw kind te waarborgen doe ik mijn uiterste best.

  • Ik werk met een digitaal clientendossier dat is versleuteld en beveiligd met een wachtwoord.
  • Indien ik emails verstuur met gevoelige informatie gaat dit via een beveiligd systeem.
  • Als er informatie gedeeld wordt met derden (zie Gegevens delen met derden), zal hier een schriftelijke toestemming of verwerkersovereenkomst aan ten grondslag liggen.

Persoonsgegevens
Ontmoetingsatelier verwerkt persoonsgegevens over uw kind (en u als ouder/verzorger) doordat u gebruik maakt van mijn diensten als vaktherapeut en/of omdat u deze gegevens aan mij verstrekt. Hieronder een overzicht van de persoonsgegevens die ik verwerk:

  • Voor- en achternaam client
  • Adresgegevens client
  • Geslacht client
  • Geboortedatum client
  • Geboorteplaats client
  • Telefoonnummer (van ouders/verzorgers)
  • Email-adres (van ouders/verzorgers)
  • Bankrekeningnummer (van ouders/verzorgers)
  • Gegevens over gezondheid/medicatie client
  • BSN klantnummer bij behandeling die valt onder de Zorgwet (bij aanvullende zorgverzekering is geen bsn opgave nodig)

Grondslagen en doeleinden voor verwerking persoonsgegevens
Ontmoetingsatelier verwerkt (bijzondere) persoonsgegevens op basis van een wettelijke grondslag. Deze wettelijke grondslagen zijn: Toestemming van (de ouders/verzorgers van) betrokken persoon. De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst en voor het nakomen van een wettelijke verplichting. De hierboven genoemde (bijzondere) persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden: dossiervorming, financiele administratie, bevestiging van de opdracht en uitlevering van de dienst.

Gegevens delen met derden
De gegevens uit het dossier kunnen ook nog voor de volgende doeleinden worden gebruikt:

  • Voor geanonimiseerde gebruik tijdens intercollegiale toetsing (supervisie/intervisie).
  • Om andere zorgverleners/ketenpartners te informeren, bijvoorbeeld als de therapie is afgerond of bij een verwijzing naar een andere behandelaar. Dit gebeurt alleen na uw expliciete schriftelijke toestemming.
  • Voor het gebruik voor waarneming, tijdens mijn afwezigheid.
  • Voor het voeren van mijn financiële administratie en het (laten) doen van mijn belastingaangifte.

Met organisaties die uw gegevens verwerken voorvloeiende uit de behandeling van uw kind, zorgt Ontmoetingsatelier voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Ontmoetingsatelier sluit daar waar nodig een verwerkers-overeenkomst om veiligheid en betrouwbaarheid van uw persoonsgegevens te waarborgen. In heel uitzonderlijke situaties kan Koel & Co zonder uw toestemming toch uw persoonsgegevens aan anderen verstrekken. Dit is bijvoorbeeld het geval als er het vermoeden is van kindermishandeling, incest of huiselijk geweld. In dergelijke situaties mag Koel & Co het belang van het slachtoffer voor laten gaan op de bescherming van privacy. Koel & Co moet dan wel in het dossier aangeven welke argumenten er waren om zonder toestemming gegevens aan anderen te verstrekken. Als een jongere (tot 23 jaar) is aangemeld via Koel & Co dan registreren wij de jongere in een landelijke digitale lijst. Deze lijst wordt ‘verwijsindex’ genoemd en wordt beheerd door Multisignaal. Dat is belangrijk want als als iemand van een andere organisatie ook zorgen heeft over de jongere, dan brengt de verwijsindex ons bij elkaar. Gezamenlijk kunnen we dan bespreken hoe we de jongere het beste kunnen helpen. Registratie kan zonder uw toestemming plaatsvinden. Uitgangspunt is om dit in overeenstemming te laten plaatsvinden.

Bewaartermijn
Ontmoetingsatelier bewaart dossiers niet langer dan strikt nodig is, of wettelijk geregeld is, om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens zijn verzameld. Deze gegevens in het cliëntendossier blijven, zoals in de wet op de behandelovereenkomst (WGBO) wordt vereist, 15 jaar bewaard na de laatste mutatie in het dossier.

Privacy zorgnota
Op de zorgnota, welke u digitaal ontvangt, staan de gegevens die door de zorgverzekeraar, gemeente of Sociale Verzekeringsbank gevraagd worden, zodat u de kosten van deze zorgnota (eventueel gedeeltelijk) kunt declareren.

  • Naam, adres en woonplaats
  • Geboortedatum
  • BSN klantnummer bij behandeling die valt onder de Zorgwet (bij aanvullende verzekering is geen bsn opgave nodig)
  • Datum van de behandeling
  • Kosten van het consult
  • Een korte omschrijving van de behandeling zoals voorgeschreven door de zorgverzekeraar, gemeente of Sociale Verzekeringsbank en indien van toepassing de bijbehorende prestatiecode. Bijvoorbeeld: behandeling vaktherapie, evaluatiegesprek, etc.

Beveiliging
Ontmoetingsatelier neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, en andere ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. Deze maatregelen zijn, conform de geldende beveiligingsnormen zoals vastgelegd in de wet Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Rechten
U hebt het recht om uw dossier in te zien, uw gegevens te corrigeren of waar nodig te laten verwijderen. Maak hiervoor een afspraak bij Ontmoetingsatelier om langs te komen. Het is belangrijk dat u zich kunt legitimeren en kunt aantonen dat de gegevens die u wilt inzien, corrigeren of verwijderen daadwerkelijk van u zijn. Het is niet toegestaan om gegevens van andere personen in te zien.

Cookies
Ontmoetingsatelier gebruikt alleen technische en functionele cookies op haar site. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van de browser verwijderen. Van mijn site worden algemene bezoekgegevens bijgehouden via Google Analytics. In dit kader kan met name het IP-adres van uw computer, de eventuele gebruikersnaam, het tijdstip van opvraging en gegevens die de browser van een bezoeker meestuurt, worden geregistreerd en worden gebruikt voor statistische analyses van bezoek- en klikgedrag van deze website. Tevens optimaliseer ik hiermee de werking van de website. Deze gegevens worden niet aan derden verstrekt. Mijn site heeft geen kwade bedoelingen en is slechts bedoeld om informatie te leveren.

Klachten

Uiteraard help ik u verder bij eventuele klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens of anderszins. Mocht u er desondanks niet uitkomen met Ontmoetingsatelier, dan heeft u ook het recht om een klacht in te dienen bij een onafhankelijke klachten- en geschillencommissie via Quasir. Klik hier voor de klachtenprocedure.

Vragen
Als u vragen heeft over deze privacy-verklaring, neem dan contact op via info@ontmoetingsatelier.nl

Disclaimer

Ontmoetingsatelier heeft de medewerking en toestemming verkregen voor de in deze site gebruikte afbeeldingen van mensen en werkstukken.